Video majlis untuk laporan dalaman dan arkib

Minta sesi yang lengkap, bunyi yang jelas, tajuk yang ringkas dan seorang yang dinamakan untuk menyimpan fail. Rekod dinilai berdasarkan sama ada ia lengkap dan mudah dicari bertahun kemudian, bukan sama ada ia cantik.

Video promosi dan rekod ialah dua kerja yang berbeza

Kebanyakan video majlis dibuat untuk ditonton sekali dan dikongsi. Rekod dibuat untuk disemak kemudian. Kedua-duanya memerlukan pilihan yang berbeza.

Jika anda perlukan kedua-duanya, minta kedua-duanya. Panduan tentang video sorotan, rakaman penuh dan rakaman mentah menerangkan perbezaannya.

Apa maksud “lengkap dari segi fakta”

Tuliskan apa yang rekod mesti tunjukkan sebelum hari majlis. Perkara ini ialah permulaan yang baik:

1. Sesi penuh. Setiap sesi berjalan dari pembukaan hingga penutup tanpa bahagian dibuang. Apa yang termasuk dalam rakaman penuh menerangkan kesinambungan dan potongan.
2. Penceramah dikenal pasti. Tajuk ringkas di skrin dengan nama dan jawatan, atau senarai penceramah yang boleh digunakan penyunting.
3. Slaid atau dokumen yang boleh dibaca. Jika keputusan bergantung pada satu slaid, penonton mesti dapat membacanya. Lihat rakaman sesi penuh dengan slaid.
4. Bunyi jelas. Soalan daripada hadirin sering tidak kedengaran kecuali ada mikrofon sampai ke hadirin.
5. Tarikh dan konteks majlis. Satu kad pembukaan ringkas dengan nama majlis, tarikh dan tempat.
6. Tiada perubahan kreatif pada kandungan. Membuang bahagian senyap tidak mengapa. Menyusun semula apa yang dikatakan tidak boleh.

Akses dan storan

Rekod hanya berguna jika orang yang betul boleh mencari dan membukanya. Putuskan perkara ini sebelum penghantaran:

• Siapa boleh menonton fail, dan siapa boleh menyalin atau berkongsi.
• Di mana salinan induk disimpan, dan di mana sandarannya.
• Bagaimana fail dinamakan, contohnya tarikh, majlis dan sesi.
• Siapa pemilik arkib dan siapa dimaklumkan apabila ia berubah.
• Berapa lama ia disimpan, mengikut dasar rekod organisasi anda sendiri.

Perancang penyerahan arkib video membantu anda menyenaraikannya, dan pengira storan dan pemindahan video menunjukkan ruang yang diperlukan rakaman panjang. Panduan menyimpan dan menggunakan semula rakaman membincangkan penyimpanan jangka panjang dengan lebih mendalam.

Jika rakaman mengandungi bahan peribadi atau sulit, baca juga panduan tentang suntingan awam dan peribadi.

Satu contoh sebagai gambaran

Contohnya, sebuah persatuan mengadakan mesyuarat ahli sehari dengan empat sesi. Jawatankuasa mahu rekod undian dan pembentangan. Mereka meminta setiap sesi sebagai satu fail berterusan, satu kamera lebar tetap untuk dewan, kamera kedua pada penceramah, slaid disertakan, dan tajuk ringkas dengan nama serta jawatan setiap penceramah.

Mereka juga meminta satu salinan induk disimpan oleh setiausaha, dan ringkasan dalaman yang lebih pendek untuk ahli yang tidak hadir. Ini hanyalah gambaran, bukan pelanggan sebenar.

Perkara yang perlu diingat

• Video ialah rekod sokongan. Minit rasmi, dokumen bertandatangan dan rekod undang-undang kekal menjadi tanggungjawab anda.
• Kamera lebar tetap tidak menunjukkan setiap wajah dari dekat, jadi tentukan tahap butiran yang rekod perlukan.
• Bunyi dewan yang lemah tidak dapat dibaiki sepenuhnya dalam suntingan. Rancang mikrofon, dan guna pembina ringkasan audio jika bunyi sangat penting.
• Untuk mesyuarat seperti mesyuarat agung, lihat perkhidmatan rakaman mesyuarat agung dan majlis pemegang saham kami.

Perkara yang kami sahkan untuk majlis anda

• Setiap sesi dihantar sebagai satu fail lengkap.
• Penceramah dikenal pasti di skrin.
• Slaid dirakam dengan jelas, dan daripada sumber mana.
• Cara fail dinamakan dan diserahkan.
• Salinan mana yang anda simpan sebagai induk.

Pemilih hasil video menukar tujuan anda kepada senarai pendek, dan perkhidmatan videografi majlis kami merancang rekod itu bersama video lain yang anda perlukan.