用于内部报告与存档的活动录像

要求完整的场次、清楚的声音、简单的标题，并指定一位负责保管文件的人。判断一份记录好不好，要看它是否完整、几年后还找得到，而不是看画面漂不漂亮。

宣传片和记录是两回事

大多数活动影片是拍来看一次、分享一次的。记录则是拍来日后查核的。两者的取舍不一样。

如果两种都需要，就两种都要。想了解差别，可以看精华影片、完整录像和原始素材的指南。

“内容完整”是什么意思

活动前，先写下这份记录必须呈现什么。可以从这几点开始：

1. 完整场次。 每个场次从开场到结束，不删减。完整录像包含什么说明了连贯性和剪接。
2. 标明讲者。 屏幕上用简单标题列出姓名和职称，或提供讲者名单给剪辑师使用。
3. 看得清的幻灯片或文件。 如果决定是依据某张幻灯片作出的，观看的人就必须看得清楚。请参考含幻灯片的完整场次录像。
4. 清楚的声音。 台下观众的提问，往往因为麦克风没递到而听不见。
5. 日期与背景。 开头放一张简单的字卡，写明活动名称、日期和场地。
6. 不改动内容本身。 剪掉空白停顿可以，调换发言的先后顺序则不行。

谁能看，放在哪里

记录只有在对的人找得到、打得开时才有用。交付前请先定下这些：

• 谁可以观看，谁可以复制或转发。
• 主文件存放在哪里，备份又在哪里。
• 文件怎样命名，例如日期、活动和场次。
• 谁是存档的负责人，有变动时通知谁。
• 保存多久，依照贵机构自己的档案政策。

影片存档与交接规划表能帮您列出这些，影片储存与传输计算器则告诉您长时间录像需要多少空间。更长期的保存，可以看录像保存与再利用指南。

如果录像含有个人或机密内容，也请读一读公开版与私享版的指南。

一个举例说明

例如，某协会举办一天的会员大会，共四个场次。委员会想留下投票和报告的记录。他们要求每个场次存成一个连续的文件，用固定的广角机位拍会场，另一台机拍讲者，包含幻灯片，并以简单标题列出每位讲者的姓名和职称。

他们还要求主文件由秘书保管，另外为没出席的会员准备一份较短的内部摘要。以上只是举例，并非真实客户。

要留意的限制

• 录像只是辅助记录。正式会议记录、签署的文件和法律记录，仍由您自己负责。
• 固定的广角机位拍不到每个人的近景，所以请先想好记录需要多细的画面。
• 会场收音不好，剪辑也无法完全补救。请事先安排麦克风，若声音很关键，可以用收音需求表。
• 如果是周年大会这类会议，可以参考我们的股东大会与周年大会录像服务。

我们会为您的活动确认的事项

• 每个场次交付成一个完整的文件。
• 讲者在屏幕上标明身份。
• 幻灯片清楚录下来，以及画面从哪里取得。
• 文件怎样命名、怎样交接。
• 您保留哪一份作为主文件。

影片类型选择器可以把您的用途变成一份简短清单，我们的活动摄像服务则会把这份记录和您需要的其他影片一起规划。