Merancang notis dan pilihan rakaman untuk peserta

Penganjur mengurus proses notis dan pilihan peserta, dan kami merakam mengikut rancangan yang anda setujui. Tugas kami ialah memastikan rancangan itu boleh dilaksanakan oleh krew pada hari majlis.

Panduan ini tentang memaklumkan orang dan mencatat pilihan mereka sebelum majlis. Jika ada yang membantah pada hari majlis, rujuk menguruskan tetamu yang tidak mahu muncul dalam video. Sama ada sesuatu peraturan terpakai kepada majlis anda, tanya pihak tempat majlis atau penasihat yang bertauliah.

Apakah gunanya notis kepada peserta?

Notis memberitahu tetamu dengan bahasa mudah bahawa rakaman sedang dibuat dan untuk apa rakaman itu digunakan. Mereka berpeluang bertanya atau memilih tempat duduk lain sebelum kamera mula merakam.

Notis yang baik itu ringkas. Ia menyebut majlis ini dirakam, siapa yang boleh ditanya, dan bagaimana video mungkin digunakan. Ia tidak perlu bahasa undang-undang untuk berguna, tetapi majlis yang sensitif wajar disemak ayatnya.

Di mana notis boleh diletakkan?

Pilih tempat yang benar-benar dilihat tetamu. Kebanyakan majlis menggunakan dua atau tiga tempat.

Sesuaikan dengan hadirin. Satu ayat dalam jemputan tidak membantu tetamu yang tidak membacanya, jadi papan tanda atau ayat pengacara memberi peluang kedua.

Bagaimana menawarkan pilihan yang boleh diikuti krew?

Pastikan pilihan mudah. Jika pilihan tidak dapat dilihat dari kedudukan kamera, ia sukar dipatuhi.

• Kawasan duduk tanpa kamera, ditanda dengan jelas, yang tidak akan disasarkan oleh krew.
• Pelekat atau penanda pada tali tag yang memberitahu krew supaya tidak merakam dekat orang itu.
• Detik yang tidak dirakam, seperti taklimat tertutup atau bacaan doa, dipersetujui sebelum hari majlis.
• Seorang wakil di pihak anda untuk menjawab soalan dan perubahan.

Beritahu kami pilihan yang akan anda tawarkan, dan kami akan merancang kedudukan kamera di sekelilingnya. Kami juga memberitahu dengan jelas jika sesuatu pilihan menghadkan liputan, contohnya di resepsi berdiri yang sesak, di mana kawasan tanpa kamera sukar dijaga.

Merancang penyertaan pekerja dalam majlis dalaman

Dalam sesi townhall, retret atau makan malam tahunan syarikat, pekerja mungkin rasa terpaksa berada di depan kamera. Keadilan di sini perlu dirancang, bukan diandaikan.

Untuk majlis dalaman, semakan oleh bahagian HR ialah langkah pertama yang munasabah. Tanya HR apa yang sudah ditetapkan syarikat, dan jangan andaikan satu cara persetujuan sesuai untuk semua majlis. Kemudian rancang pilihannya, misalnya:

1. Nyatakan dengan jelas video ini untuk siapa: kegunaan dalaman sahaja, atau juga saluran luar.
2. Beri staf cara untuk duduk di kawasan tanpa kamera tanpa perlu memberi sebab.
3. Tunjukkan jabatan dan peringkat jawatan yang seimbang, supaya video tidak hanya memaparkan mereka yang paling terserlah.
4. Tetapkan siapa yang meluluskan video akhir sebelum dikongsi di luar syarikat.

Ini contoh cara kerja, bukan senarai semak undang-undang. Pasukan HR anda yang menentukan apa yang sesuai untuk staf anda.

Siapa buat apa?

Perkara yang kami sahkan untuk majlis anda

• Cara krew mengenali tetamu yang tidak mahu dirakam: kawasan duduk, pelekat atau warna tali tag.
• Siapa dalam krew yang anda beri taklimat, dan siapa di pihak anda yang mereka hubungi.
• Di mana kawasan tenang sesuai dalam rancangan tanpa menjejaskan liputan.
• Maklumat pilihan yang anda kongsikan hanya digunakan untuk arahan krew.

Senarai semak tanggungjawab rakaman dan penerbitan membantu anda mencatat keputusan ini. Untuk gambaran lebih luas, mulakan dengan perkara yang perlu dibincang sebelum merakam dan beza antara merakam dengan menerbitkan. Halaman videografi majlis menerangkan bagaimana liputan ditetapkan.