Ringkasnya
- Namakan seorang wakil utama di setiap pihak, serta wakil ganti untuk hari majlis.
- Pilih saluran, seperti kumpulan WhatsApp, dan gunakannya untuk perubahan penting sahaja.
- Tentukan apa yang dikira segera dan siapa boleh meluluskan perubahan.
- Setujui apa yang dihantar sebelum hari majlis, pada hari majlis dan selepas rakaman.
Pelan komunikasi menjawab tiga soalan: siapa memberitahu krew, bagaimana mereka diberitahu, dan apa yang dibuat apabila sesuatu berubah dengan pantas. Pelan satu halaman yang dipersetujui bersama juruvideo sudah memadai untuk kebanyakan majlis.
Anda tidak perlukan dokumen rasmi. Anda perlukan nama, nombor telefon dan beberapa peraturan yang dipersetujui, ditulis di tempat yang boleh dilihat semua orang.
Mengapa majlis memerlukan pelan komunikasi?
Majlis ada banyak suara: jawatankuasa, pengacara, pihak tempat, katering, penaja. Jika setiap seorang memberitahu krew perkara berbeza, krew akan mengikut yang salah.
Satu laluan yang jelas memastikan krew berada di tempat yang betul. Ia juga memberi anda rekod tentang apa yang dipersetujui jika ada soalan kemudian.
Siapa yang patut dimasukkan?
Kekalkan kecil. Terlalu ramai orang membuat mesej lambat dan mengelirukan.
| Peranan | Apa yang dibuat | Petua |
|---|---|---|
| Wakil utama (penganjur) | Tahu atur cara, menjawab soalan, meluluskan perubahan | Seorang yang dinamakan |
| Wakil ganti (penganjur) | Mengambil alih pada hari majlis apabila wakil utama sibuk | Berikan nombornya kepada krew |
| Wakil tempat atau audio visual (AV) | Menguruskan akses, elektrik, bunyi, pentas | Perkenalkan kepada ketua krew |
| Ketua krew (juruvideo) | Menerima maklumat dan memberitahu krew | Orang yang krew rujuk |
| Pelulus perubahan | Menjawab ya atau tidak kepada perubahan skop | Mungkin wakil utama |
Saluran mana yang patut digunakan?
Pilih satu saluran utama, dan satu lagi untuk panggilan segera. Ramai penganjur menggunakan kumpulan WhatsApp untuk maklumat pantas, dan panggilan telefon apabila sesuatu tidak boleh menunggu.
Setujui tiga peraturan kecil:
- Kumpulan itu untuk perubahan atur cara dan hal segera.
- Keputusan penting disahkan dalam mesej bertulis yang ringkas, supaya ada rekod.
- Jika mesej tidak disahut, penghantar menelefon.
Apa yang dihantar, dan bila?
Fikirkan dalam tiga peringkat.
Sebelum hari majlis
- Atur cara dan masa terkini.
- Senarai hubungan, dengan nama, peranan dan nombor.
- Butiran akses ke tempat majlis dan peraturan rakaman.
- Detik yang mesti dirakam, dan yang tidak boleh dirakam.
Pada hari majlis
- Perubahan masa, seperti majlis bermula lewat.
- Perubahan penceramah, persembahan atau lokasi.
- Apa-apa yang segera dan menjejaskan keselamatan atau akses.
Selepas majlis
- Pengesahan bahawa rakaman telah selesai.
- Laluan untuk maklum balas dan kelulusan. Perancang pindaan video membantu dalam hal ini, dan perancang kelulusan menunjukkan siapa meluluskan apa.
Bila sesuatu dikira segera, dan siapa memutuskan?
Setujui tangga mudah sebelum hari majlis:
- Perubahan kecil (lewat beberapa minit, tukar giliran ucapan): wakil utama atau wakil ganti memberitahu ketua krew dalam kumpulan.
- Perubahan besar (kawasan tempat majlis baharu, acara dibatalkan, penceramah tambahan): panggilan kepada ketua krew, kemudian mesej bertulis untuk mengesahkan.
- Perubahan yang menjejaskan jam, krew atau hasil video: pelulus memutuskan, dan perubahan dicatat secara bertulis. Jika skop berubah, kami sahkan apa yang boleh dilakukan dan sama ada sebut harga berubah. Lihat menambah jam atau hari majlis.
Satu contoh
Ini contoh sahaja. Majlis penyampaian hadiah sekolah melibatkan pengetua, jawatankuasa persatuan ibu bapa dan guru (PIBG) dan pengurus dewan.
Pelan yang dipersetujui menamakan penolong kanan sebagai wakil utama, seorang guru sebagai wakil ganti, dan ketua krew sebagai penerima semua perubahan atur cara. Pada hari majlis, seorang penceramah jemputan tiba lebih awal. Wakil ganti menghantar mesej ringkas, dan krew berpindah untuk merakam slot yang lebih awal itu.
Perkara yang kami sahkan untuk majlis anda
- Siapa ketua krew pada hari majlis, dan cara menghubunginya.
- Saluran yang kami gunakan untuk maklumat terkini.
- Cara kami mengesahkan bahawa kami telah melihat sesuatu perubahan.
- Apa yang berlaku pada pelan liputan jika perubahan menjejaskannya.
Senarai semak skop tempahan mencatat butiran hubungan bersama perkara tempahan yang lain. Untuk apa yang perlu disediakan penganjur, lihat menulis tanggungjawab penganjur dalam perjanjian video.
Di mana kami boleh membantu
Setiap sebut harga menyatakan wakil untuk dihubungi serta langkah apabila ada perubahan, dan halaman perkhidmatan videografi majlis menerangkan apa yang kami rakam. Jika majlis anda melibatkan beberapa pasukan, penyedia brif video majlis boleh membantu anda mengumpul apa yang krew perlu tahu di satu tempat.
Jika anda sudah tahu siapa wakil utama di pihak anda, hantarkan nama dan cara terbaik untuk menghubunginya. Kami akan tulis langkah komunikasi itu dalam butiran tempahan.
WhatsApp kami