重点摘要
- 双方各指定一位主要联络人，活动当天再加一位后备联络人。
- 选定沟通渠道，例如WhatsApp群组，只用来发重要的变动。
- 先说好什么算紧急，以及谁有权批准更改。
- 约定活动前、活动当天和拍摄之后各要传什么讯息。
沟通安排要回答三个问题：谁来通知拍摄团队、怎么通知，以及事情突然有变时怎么办。和摄像团队一起订一页纸的安排，对大部分活动已经足够。
不需要正式的文件。您需要的是名字、电话和几条说好的规则，写在大家都找得到的地方。
为什么活动需要沟通安排？
一场活动里有很多声音：筹委会、司仪、场地方、餐饮、赞助商。如果每个人都对拍摄团队说不同的话，团队就会听错人。
有一条清楚的渠道，团队才会站在对的位置。万一事后有疑问，您也有记录可查。
谁应该列入名单？
人数要精简。人太多，讯息就慢又乱。
| 角色 | 负责什么 | 小提醒 |
|---|---|---|
| 主要联络人（主办方） | 熟悉流程、回答问题、批准更改 | 指定一个人 |
| 后备联络人（主办方） | 当天主要联络人忙不过来时接手 | 把电话交给拍摄团队 |
| 场地或音响视听联络人 | 处理进场、电源、音响、舞台 | 介绍给拍摄负责人认识 |
| 拍摄负责人（摄像团队） | 接收讯息并通知团队 | 团队只听这一位 |
| 更改批准人 | 对范围上的更改说可以或不可以 | 可以是主要联络人 |
该用哪个渠道？
选一个主要渠道，再选一个紧急时打电话的备用方式。很多马来西亚的主办方会用WhatsApp群组发快讯，等不及时就直接打电话。
约定三条小规则：
- 群组只用来发流程变动和紧急事项。
- 重要决定用简短的文字讯息再确认一次，留下记录。
- 发出的讯息没人回应，发送的人就打电话。
什么时候发什么讯息？
分三个阶段来想。
活动前
- 最新的流程表和时间。
- 联络名单，写明名字、角色和电话。
- 场地进场资料和拍摄规定。
- 一定要拍的时刻，以及不能拍的部分。
活动当天
- 时间上的变动，例如延迟开始。
- 讲者、表演者或地点的更改。
- 涉及安全或进场的紧急事项。
活动之后
什么算紧急？谁来决定？
活动前先说好一个简单的层级：
- 小变动（延迟几分钟、讲者顺序对调）：主要联络人或后备联络人在群组里通知拍摄负责人。
- 大变动（场地新增区域、取消环节、临时加讲者）：先打电话给拍摄负责人，再以文字讯息确认。
- 影响时长、人手或交付成品的变动：由批准人决定，并以书面记下。如果范围有变，我们会确认可行与否，以及报价会不会改变。可参考加时或增加活动日。
一个例子
这只是例子。某学校的颁奖典礼，有校长、家长教师协会（PIBG）筹委和礼堂管理员。
说好的安排是：副校长做主要联络人，一位老师做后备，拍摄负责人负责接收所有流程变动。当天，一位嘉宾讲者提早到场。后备联络人发了一条简短讯息，团队就换位去拍提前的环节。
我们会为您的活动确认的事项
- 当天的拍摄负责人是谁，怎么联络。
- 我们用哪个渠道收讯息。
- 我们怎样确认已经看到某项变动。
- 变动影响拍摄计划时，我们怎样调整。
预订范围清单会把联络资料和其他预订事项一起记下。想了解主办方要准备什么，请看在摄像合约里写明主办方要提供什么。
我们能帮上忙的地方
每份报价单都会列明联络人和变动的处理步骤，活动摄像服务页面则说明我们拍什么。如果您的活动有好几个团队，可以用活动需求说明生成工具，把拍摄团队需要知道的事集中整理。
如果您已经知道这边的主要联络人是谁，把名字和最方便联络的方式发给我们。我们会把沟通步骤写进预订资料里。
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