重点摘要
- 先决定录像的目的：协助写会议记录、给缺席会员补看，还是向外界公布。
- 开会前谈好录哪些、谁可以看、保存多久。
- 不记名投票、个人纠纷和敏感事项，可以不录。
- 开会录像，声音清楚比画面好看更重要。
会议录像要有用，前提是大家都知道它为什么存在。先想清楚：是给秘书写记录用，是给缺席的会员补看，还是向整个社区简单交代。这个选择，决定我们拍什么、不拍什么，以及文件交给谁。
协会真正需要的是哪一种记录？
大多数协会只需要三种之一。三种不一样，一份录像很少能同时满足。
| 目的 | 录什么 | 谁可以看 |
|---|---|---|
| 协助写会议记录 | 整场会议，通常是录音加一个全景画面 | 只限秘书和委员会 |
| 给缺席会员补看 | 会议的公开部分，剪辑或完整都可以 | 会员，通过私人链接或共享云端硬盘 |
| 向外界交代 | 一支简短的影片，讲主要决定和现场气氛 | 居民，或由您决定是否公开 |
我们的私人与公开版本规划表可以帮您列出每个版本、观众是谁、存放在哪里。请在开会前和委员会一起填好，不要等会后。
哪些内容应该只限会员？
会议里有些部分最好不录，或限制观看。最终由委员会决定，常见的例子有：
- 不记名投票，不应让人看到谁投了什么。
- 讨论具名的邻居、投诉或纠纷。
- 法律意见、债务，或委员会同意保密的事项。
- 涉及小孩，或私下透露的个人状况。
这些项目请提前和主席谈好。当天我们看主席的指示开始或暂停。没拍的内容，事后就不可能被误传出去。
怎样通知会员？
开会前就要告诉会员，会议会录像。写进开会通知里，开场时再说一次。内容包括目的、谁会看，以及保存多久。
可以的话给大家选择。留几个镜头拍不到的座位，给不想出镜的会员。如果协会章程对会议或记录有规定，请遵守。更广泛的问题，可以看我们的许可、隐私与负责任发布指南，也可以对照拍摄与发布责任清单逐项确认。
会议要怎么录才清楚？
会议主要靠说话，所以收音排第一。会员在台下发言，有人没对着麦克风，会堂又有回音。听不清楚的录像，对秘书和缺席的会员都没有用。
请考虑：
- 主席和主席台用麦克风，台下的提问也要能听到，例如递一支手持麦克风。
- 一台广角摄像机，拍出谁在发言，不必每次都拉近。
- 第二个角度，只在需要拍幻灯片、点票或台下观众时才加。
如果会场有自己的音响系统，请告诉我们，我们可能从它接音。音频拍摄需求说明能帮您把已知的情况记下来。会议很长的话，也请想好休息和茶点时间怎么处理，免得录像一直开着。
正式议程要怎么处理？
很多常年大会有固定顺序：开幕、上次会议记录、报告、账目、选举委员会和其他事项。请把议程给我们，我们可以标记每个项目的开始，让秘书或会员以后不用从头看到尾，也能找到想看的部分。
如果会员需要听到动议提出时的原话，或宣读决议时的原文，请告诉我们。那一段我们会完整录下，而不是只剪成片段。想了解怎样把一段致辞或宣读从头到尾留下，可以看仪式与致辞完整录像。
文件谁保管、保存多久？
拍摄前就要决定。一个简单的做法是：
- 由一位指定的人，例如秘书，保管原始文件。
- 委员会商定谁可以观看，用哪个链接。
- 委员会订一个日期，检讨这份录像是否还需要保留。
- 对外分享的是另外剪的版本，不是完整录像。
关于存放和交接，可以看活动录像的保存与再利用。要厘清谁批准什么，可以先用影片决定与审批规划表。
我们会为您的活动确认的事项
- 哪些项目不录。我们会看主席的指示暂停和重新开始。
- 台下的提问怎样录得清楚，例如递一支手持麦克风。
- 文件交给谁，用什么形式。
- 给会员一个较短的版本，完整录像则私下保存。
如果您的会议除了致辞还有其他社区活动，可以看社区活动摄像，了解我们怎样和主办方一起规划。
如有关于会议的法律问题，请询问合格的专业人士。
只要告诉我们日期、会场、大约有多少会员出席，以及哪些部分必须保密，我们就能建议录什么、怎么录。把您知道的发给我们，我们会确认团队和拍摄安排。
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