同一场活动的公开版与私享版

每一类观众做一个版本，并且在开拍前就决定每类观众能看什么。私享版可以完整；公开版要精简，经过审核，并由您这边指定的一位负责人批准。

为什么一支影片给所有人看会出问题

给员工看的影片，常常带有不适合公开的东西：写着数字的幻灯片、内部的称呼、名牌、观众席里的孩子，或是拿同事开的玩笑。影片一旦上网，就很难收回。

反过来也一样。剪得漂亮的公开片，对在场的人来说不太像一份记录。他们想看的是完整的致辞和熟悉的面孔。

您可能需要哪些版本？

先想观众是谁，而不是文件格式。公开与私享版本规划表可以帮您列出来。常见的分法如下：

付费广告和一般发布是两回事。请以书面方式确认每位出镜者、每个标志和每首音乐，是否已获准用于广告。

公开版要避开什么

活动前对照流程表，逐项标出来。常见的有：

• 屏幕上出现的机密幻灯片、图表或财务数字。
• 封闭的环节、委员会讨论，以及受保密协议约束的内容。
• 孩子，除非家长或监护人同意影片的用途。
• 名牌、通行证、出席名单，以及在远景里看得清的手提电脑屏幕。
• 讲者或您的团队还没审阅过的致辞。
• 私人或宗教性的时刻，以及有人要求不被拍摄的时刻。
• 背景声音里不打算公开的谈话。

马来西亚的《2010年个人资料保护法令》（Act 709）规管商业场合如何处理个人资料，并在2024年作出修订。它是否适用于您的活动，请向您自己的法务或合规人员确认。我们的许可与隐私指南和拍摄与发布责任清单列出了可以问他们的问题。

开拍前决定，别等剪辑时才想

把一切留到剪辑阶段，是比较弱的做法。三个步骤会有帮助：

1. 列出封闭的时刻和人。 把标好封闭环节的流程表交给摄像团队。
2. 谈好每一项团队怎么做。 只为私享版拍摄、拍远景不拍屏幕，或者不进场。
3. 告知现场的人。 门口的简短告示或司仪的一句话，让宾客知道现场有拍摄，不愿被拍可以找谁。

如果某个时刻只是不适合公开，为私享版拍下来没有问题。如果它根本不该留下录像，请直接告诉我们，团队就不会拍。

一个举例说明

例如，某公司举办300位宾客的年度晚宴。总经理在一张幻灯片上展示了业绩草稿，颁奖环节念出资深员工的名字，还有些员工带了孩子来。

主办方提出三项要求：给管理层的整晚私享记录，带人名的员工精华，以及时长由他们决定的公开影片，没有幻灯片，也没有孩子的近景。

公开版交给一位传讯同事批准，业绩草稿那一段只为私享记录拍摄。以上只是举例，并非真实客户。

各方负责什么

• 您决定有哪些版本、排除什么，以及谁批准公开版。
• 我们按这个计划拍摄，按指示剪出每个版本，并用您选的方式交付。
• 您的团队管理谁能拿到私享文件，以及交付后发布什么。

哪些来宾同意被公开、哪些资料属于机密，由您告诉我们。您给了名单，我们就按名单处理。

我们会为您的活动确认的事项

• 用同一份录像，剪出私享版和公开版。
• 封闭环节和远景里的屏幕，当天怎么处理。
• 谁会收到文件，如何限制谁能看。
• 公开版定稿前的修改轮次。
• 保留什么，以便日后需要时删去某个人。

相关的选择，可以看看讲者短片、无字幕无配乐的母版和访谈合辑的指南。准备好之后，我们会把这些版本一并写进您的活动摄像报价。