保密企业活动，怎样挑选摄像团队

挑选供应商时，选只索取拍摄所需资料、说明谁会处理素材、并把交付方式写成书面的那一家。联系任何人之前，先确定谁有权批准录像。

谁来决定这场会议可以录像？

先从公司内部开始。董事会议、高层策略会议或业绩汇报会，通常有主席、公司秘书或高层负责人。其中一位应该批准录像，并在活动前通知出席者。

先写下三件事：

• 谁批准：写明职务，不要只写“管理层”。
• 为什么录：留作会议记录、给无法出席的同事看，还是给团队的一段简短讯息。
• 谁可以看：按职务列出一份短名单。

这几点如果没有定下来，摄像师也没办法替您回答。会议能否录像，属于公司政策和法务或合规部门的范围。

供应商真正需要知道什么？

比多数人想的要少。安排拍摄，摄像师需要日期、场地、座位布置、人数、会议时长和您要的成品。他们不需要会议文件、数字，也不需要知道决议内容。

分阶段提供资料：

1. 第一次联系：活动类型、日期、场地、大概人数。
2. 条款谈妥之后：流程表、谁发言、哪些环节要拍。
3. 活动当天：进场安排，以及哪些人不要打扰。

不要为了拿报价就把董事会文件发出去。按拍摄时长和成品来报价就够了。

素材处理要问什么

素材有多保密，取决于经手的人和存放的地方。把下面的问题问清楚，并留意答案是否具体。

只回答“放心，很安全”，却答不出上面这些问题，就等于没有回答。具体步骤我们会按每场活动和您商量，并写进报价，所以请直接问我们会怎么做。

以闭门董事会议为例

例如，一家家族企业的董事会，只想录下主席的开场致辞，讨论部分不录。

1. 公司秘书向主席确认录像已获批准，并提前通知各位董事。
2. 秘书把日期、会议室和安排告诉供应商：只拍开头几分钟。
3. 团队到场，在董事入座前测试收音，主席示意后立即停止。
4. 文件只交给公司秘书，用事先约定的方式。
5. 双方以书面确认哪些素材会保留，保留多久。

这是一个示例，用来说明步骤。您的会议需要按实际情况另行规划。

常见的疏漏

• 条款还没谈妥，就把完整议程发出去。
• 让各部门各自邀请供应商进场。
• 以为场地员工和摄像师有同样的保密责任。
• 忘了剪辑的人可能不是拍摄的人。
• 本来只要内部版本，却同意做对外公开的精华影片。可以先用内部与公开版本规划表想清楚。

哪些事要写成书面

活动前，请供应商在报价或简短电邮中确认：

• 谁批准录像，当天的联络人是谁
• 会议哪些环节拍摄，哪些不拍
• 谁处理文件，还有没有其他人会看到或剪辑这些文件
• 文件怎样交付、交给谁，以及事后保留什么
• 谁可以使用这些素材，可以在哪里播放

最后一点，可以用拍摄与发布责任清单来核对。更全面的供应商问题，请用该问摄像师的问题清单，也可以阅读怎样问清楚谁来拍摄和剪辑和关于外包拍摄与剪辑的提问。

如果这场会议属于较大的活动，例如员工大会，可以看看员工大会与内部简报摄像和股东大会录像，了解这类活动一般怎么拍。一般性的拍摄需求，请看活动摄像。涉及法律问题，请咨询合资格的专业人士。