会议文字稿：方便学习与日后查阅

订文字稿之前先定四件事：谁会用、要整理到什么程度、发言人和时间怎么标示、谁批准公开。没有这些，您拿到的可能是一份没人想读的长文件。

会议的环节现场只听一次，事后却常常要再用。学员想找某个定义，主管想引用发言人的话，错过讲座的参加者想快速浏览。好的文字稿可以同时照顾这三种人。

谁会用这份文字稿？

先从读者出发，因为读者决定文字稿的风格。

如果影片本身还要加字幕，那是另一项成品。两者的差别可以看字幕、翻译字幕与文字稿，我们的活动影片字幕与翻译字幕服务两种都能做。

文字稿要整理到什么程度？

常见有两种程度，请选一种并写下来。

• 逐字记录：每个字都保留，包括重复和口误。适合存档和研究，但读起来累。
• 整理阅读版：去掉语气词和重复，保留意思和发言人的原话。最适合学习和分享。

两种都不能改变发言人的原意。听不清楚的地方，审核人应该标出来，不要靠猜。如果现场有马来语和英语夹杂，可以参考马来语与英语夹杂时的字幕处理。

发言人标示和时间码怎么做？

开工前先说好这几点：

1. 发言人标示：第一次出现写姓名和职务，之后只写姓名。请提供流程表和核对过的名单。
2. 座谈和问答：观众提问要标清楚，例如“现场提问”，并决定是否写出提问者的名字。
3. 时间码：每次换发言人、每隔固定时间，或每个小标题。
4. 非语音注记：笑声、掌声，或录音听不清时标“[听不清楚]”。
5. 幻灯片文字：是否收录幻灯片上的关键词。只有对读者重要时才需要。

例如，半天的研讨会，可以用整理阅读版，在每次换发言人时加时间码，再附上发言人名单。这只是示意，不是固定套餐。

谁来批准公开？

文字稿把说出口的话变成容易复制、转发的文件。放上网站或电子报之前，请先向每位发言人确认可以分享的内容和地点。姓名和言论可能属于个人资料，要谨慎处理。2010年个人资料保护法令是法令原文。

也要决定，如果发言人要求撤回，由谁负责删除。拍摄与发布责任清单可以帮您列出各方的责任。

我们会为您的活动确认的事项

• 文字稿由人做、工具做，还是两者并用，以及由谁审核。
• 整理程度：逐字记录，还是整理阅读版。
• 发言人标示、时间码和问答环节怎么处理。
• 交付的文件格式。
• 修改轮次，写进您的报价。

字幕与语言规格规划工具可以帮您把这些写成一份简单的规格。如果对活动有法律方面的疑问，请咨询合资格的专业人士。