让院系与传讯部门谈好活动影片

在大学里，办活动的人往往不是发布影片的人。开拍之前，两边先做个简单的约定，活动后就能少很多拖延和返工。

院系和中央传讯部门要先谈好什么目标？

先弄清楚为什么要拍这场活动。院系可能想为师生留一份记录，中央传讯部门可能想要放上网站或社交平台的短片。这些目标可以并存，但需要的成品不同。

把每个目标写成一句白话，例如“讲座的完整录像，存入院系档案”，或“给大学平台使用的精华短片”。影片目标规划表可以把目标变成事后能检查的项目。

如果目标不一样，就分开列出。摄像师就能为每种成品分别报价，也能告诉您各自需要什么。

谁负责决定什么？

大部分延误，都是因为谁来批准不清楚。需求说明发出之前，请为每一项决定指定一位负责人：

这张表只是示范，贵校的分工可能不一样。决定与审批规划表提供空白版本给您填写，并可记录需要上报时的联络人。

需求说明应该包括什么？

需求说明要简短而具体：

1. 活动、日期、场地、流程和预计观众。
2. 各项目标，以及每个目标对应哪些成品。
3. 必须完整录下的环节，例如校长致辞、颁奖或座谈会。
4. 语言需求、字幕和翻译。字幕与语言规格规划工具列出各种选择；W3C的音视频媒体规划指引也建议在规划阶段就说明无障碍需求。
5. 指定的联络人和指定的审片人。
6. 原始素材和最终文件由谁保管，保存多久。

自动字幕通常需要修正，所以要问清楚由谁核对。可参考W3C的字幕说明。

活动结束后怎么办？

审片流程要在活动前就定好：谁先看初剪，谁可以提出修改，谁有最后决定权。活动后影片成品规划表列出大学通常需要的成品文件，存档与交接规划表则帮您谈好保存方式。

有些活动另有特别要求。毕业典礼请看大学毕业典礼摄像，研究论坛可参考研究研讨会的摄像规划。开放日、校友活动和讲座，在大学与高等教育下都有各自的指南。学生社团如果需要更简单的流程，可以看学生会与社团活动摄像。

我们会为您的活动确认的事项

• 一位联络人。 我们只跟一位指定的联络人沟通，两个部门的意见合成一份。
• 场地规定。 告诉我们场地，我们会询问拍摄需要什么通知或批准。
• 报价内容。 每部影片和每个文件都列明，额外的项目会注明是额外项目。
• 审片轮次。 我们会谈好修改几轮，以及由谁统一提交意见。
• 分开交付。 院系和大学可以各自拿到需要的文件。
• 交接。 原始素材和最终文件，按照约定交接和保存。

这就是我们的活动摄像服务。直播、线上线下同步（hybrid）或当天剪辑可另行安排，我们会按您的日期逐项确认。向摄像师提问的清单可以把这些要点整理成文件，用来比较报价。